Belegfoto rein.
Auszahlung raus.
Ein Vorgang, keine Excel.

Verpflegungsmehraufwand ausschließlich pauschal — das gibt das Steuerrecht so vor: Inland 28 € bzw. 14 €, Ausland nach dem BMF-Schreiben vom 05.12.2025 mit eigenen Sätzen für 166 Länder und 48 Städte. Dazu die Übernachtungspauschale je Nacht und die Kilometerpauschale mit 0,30 € bzw. 0,20 €. Fahrt- und Übernachtungskosten kannst du stattdessen nach Beleg abrechnen. Die Sätze sind taggenau versioniert: Ein neues BMF-Schreiben kommt als eigener Datensatz hinzu, bestehende Abrechnungen rechnen weiter mit dem Satz, der zur Reise galt.

Die 70 % (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) gelten für die geschäftliche Bewirtung, also wenn Gäste von außen am Tisch sitzen — dann allerdings einschließlich des Kostenanteils der teilnehmenden eigenen Mitarbeiter. Sitzen nur eigene Leute zusammen, etwa beim Teamessen, fehlt der geschäftliche Anlass und die Kosten sind zu 100 % Betriebsausgabe. vemix fragt die Art beim Erfassen ab und bucht entsprechend; die Vorsteuer bleibt in beiden Fällen zu 100 % abziehbar. Im DATEV-Export steht die geschäftliche Bewirtung als zwei Zeilen — abziehbarer und nicht abziehbarer Anteil getrennt, wie es der Betriebsprüfer erwartet.

Nein. Der Reiseantrag ist freiwillig: Eine Reise darf entstehen und abgerechnet werden, ohne je beantragt worden zu sein. Wer ihn stellt, bekommt die Genehmigung vorab, kann einen Vorschuss beantragen und findet den Verweis darauf später im Abrechnungsbeleg. Entschieden wird er von denselben Personen wie die Abrechnung — Vier-Augen-Prinzip eingeschlossen.

Solange der Antrag auf eine Entscheidung wartet, ist die Reise gesperrt — der Genehmiger soll über das befinden, was ihm vorliegt, und nicht über einen Zeitraum, den es inzwischen nicht mehr gibt. Der Weg zum Ändern ist das Zurückziehen, und zwar ohne Begründung: Wer seinen eigenen Antrag zurücknimmt, schuldet niemandem eine Erklärung. Danach steht die Reise wieder offen, und der Antrag lässt sich neu stellen. Sobald die Reise abgerechnet wird, ist der Antrag Geschichte — eine Genehmigung, die nach der Reise erteilt wird, stünde im Beleg, als hätte sie vorher vorgelegen.

Ja, und die mobile Ansicht kann bewusst genau diese eine Sache: Beleg fotografieren — oder aus Fotomediathek und Dateien wählen, wenn er dort schon liegt —, und die Position entsteht daraus. Der erste Beleg des Monats legt die Sammelabrechnung gleich mit an; wer unterwegs fotografiert, will keine Abrechnung anlegen, sondern den Bon loswerden, bevor er in der Jackentasche verschwindet. Die Liste darunter unterscheidet „wird gelesen“ von „offen“, damit niemand nacharbeitet, während die Erkennung noch läuft. Standort- und Kameradaten werden im Browser aus dem Foto entfernt, bevor die Datei das Gerät verlässt. Tagesliste, Reiseabschnitte, Prüf-Cockpit und Exporte fehlen dort mit Absicht — das ist Arbeit am Schreibtisch.

Das ist der Fall des § 13b UStG, und er hat ein eigenes Kennzeichen — weil die Rechenrichtung eine andere ist: Beim gewöhnlichen Beleg steckt die Steuer im Bruttobetrag und wird herausgerechnet, hier ist der Rechnungsbetrag das Netto und die Steuer kommt obendrauf. Ohne Kennzeichen wäre der Beleg von einer echten steuerfreien Leistung nicht zu unterscheiden; beide tragen 0 € Vorsteuer, aber nur bei einem entsteht eine Steuerschuld, die in die Voranmeldung gehört. Schuldner ist dabei das Unternehmen, nicht der Mitarbeiter — ihm wird schlicht der Rechnungsbetrag erstattet. vemix erkennt den Verdachtsfall am Sitzland des Leistenden und weist darauf hin; entscheiden musst du, denn ob § 13b greift, hängt an der Leistungsart und daran, ob der Anbieter im Inland eine Betriebsstätte hat.

Über den Projektbezug. Mit dem Festschreiben wird jede projektbezogene Position als Ist-Sachkosten ins Projekt gespiegelt; in Angebot und Rechnung holt der Knopf „Reisekosten übernehmen“ die festgeschriebenen, weiterberechenbaren und noch nicht abgerechneten Positionen herein — je Position eine eigene Zeile, damit du einzelne wieder herausnehmen kannst. Sind für das Projekt Sätze vereinbart (Kilometer, Reisetag, Nacht), schlagen sie den Belegbetrag, und ein Aufschlag wird darauf nicht mehr gerechnet: mehr zu berechnen, als der Vertrag sagt, ist der eine Fehler, den man auf einer Kundenrechnung nicht machen darf. Jede Zeile trägt ihre Preisherkunft sichtbar, und eine Reservierung schließt aus, dass dieselbe Position auf zwei Rechnungen landet.